긴 연휴 기간이나 휴가 기간동안
들어오는 메일에 대해서 답변이 나가지 않을 경우
담당자에게 전화가 오거나 폭탄 메일을 받을 수 있습니다.
긴 연휴나 휴가 기간동안 들어오는 메일에 대해 자동으로 답변을 보낼 수 있는
아웃룩 자동회신 설정을 알아보겠습니다.
이번 글은 Exchange 서버를 사용하는 아웃룩에 대한 설명입니다.
POP 또는 IMAP 설정을 사용하는 아웃룩의 경우 아래 글을 확인해 주세요.
어떤 형태의 서비스를 사용하는지 잘 모르실 경우, 아웃룩의 왼쪽 위 "파일"을 클릭해서 "자동회신" 버튼이 있을 경우 이 글을 참고하시면 됩니다.
만약 "자동회신" 버튼이 없을 경우 아랫글을 확인 해 주세요.
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1. 아웃룩 자동회신 설정하기
우선 아웃룩 메인 창의 왼쪽에 있는 파일을 클릭합니다.
다음 나오는 창의 중앙 부분을 보면 자동 회신이라는 메뉴가 있습니다.
그런데 아웃룩을 사용하는 모두가 이 기능을 사용할 수 있는 것이 아니고
해당 기능도 Microsoft Exchange Server 계정을 사용 중일 때 사용할 수 있는 기능입니다.
만약 POP/IMAP 계정을 사용할 경우에는 아래와 같이 단순한 메뉴만 표시가 될 것입니다.
이와 같은 경우 아웃룩의 서식 기능을 사용하여 자동응답 메일을 보낼 수 있습니다.
이 기능은 다음에 알아보기로 하겠습니다.
2. 기능 활성화 및 안내 메시지 작성하기
위에서 본 자동응답 아이콘을 클릭하면
아래와 같이 새로운 창이 나옵니다.
윗 부분의 두 가지 메뉴에서 자동 회신 보내기를 클릭하면
아래의 비활성화 된 기능들이 활성화 됩니다.
부재 중 회신 기능이 활성화가 되었으면
자동회신을 보낼 기간과 시간을 설정해 줍니다.
그리고 아래의 자동회신란에는
기간동안 발송될 안내 메일을 작성해 줍니다.
그리고 아래의 확인 버튼을 눌러줍니다.
그러면 모든 설정은 마무리 되었습니다.
3. 마무리
아웃룩 자동 응답기능은
본인이 부재중인 상황을 안내 하기 매우 좋은 기능입니다.
하지만
해당 기능은 Microsoft Exchage 서버를 사용하고 있어야 사용할 수 있어
아웃룩을 사용하는 모두가 사용할 수는 없다는 단점이 있습니다.
그러나 Exchange 를 사용하지 못한다고
자동 응답을 사용하지 못하는 것은 아닙니다.
POP나 IMAP 계정에서 자동응답 사용에 대해서는 추후 다른 글로 올리겠습니다.
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