마이크로소프트 (365) 아웃룩을 사용하다 보면 뜻하지 않은 이유로 메일 계정설정을 다시 하거나 일시적인 서버오류 등으로 기존에 받았던 메일을 중복으로 수취하는 경우가 발생합니다.
중복으로 받는 메일의 수가 많지 않다면 수작업으로 지울 수 있습니다.
하지만 메일 계정을 다시 설정했을 경우 기존에 받았던 메일을 처음부터 다시 받게 되는 경우가 있습니다.
이럴 경우에는 수작업으로 정리를 한다는 것은 거의 불가능할 것 입니다.
이러한 상황에서 유용하게 사용할 수 있는 아웃룩 기능이 있으니 같이 알아보겠습니다.
1. 아웃룩 메일 수신 폴더 정리하기
1) 폴더 정리 방법 1
자신이 정리하고 싶은 폴더로 가서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다.
그러면 아래와 같은 메뉴가 나옵니다.
메뉴 중 폴더 정리를 클릭합니다.
2) 폴더 정리 방법 2
오피스 (365) 아웃룩 상단의 아이콘 중에서 정리 아이콘을 클릭합니다.
다음 나오는 하위 메뉴에서 폴더 정리를 눌러줍니다.
그러면 아래와 같은 메뉴 창이 나옵니다.
해당 메뉴 중에서 폴더 정리 버튼을 눌러줍니다.
그러면 아래와 같이 중복 메일이 정리가 될 것입니다.
2. 모든 기능은 완벽하지 않다.
물론 중복 메일의 상황에 따라 완벽하게 정리가 되지 않기도 합니다.
하지만
마이크로소프트 (365) 아웃룩에 중복메일이 많은 상황에서는 요긴하게 사용될 수 있는 기능입니다.
그런데 정리할 메세지가 없을 경우 아래와 같은 메시지가 나오기도 합니다.
그럴 때는 당황하기 말고
중복메일 수량이 많지 않을 경우
수작업으로 지워주는 것이 좋습니다.
3. 마이크로소프트 (365) 아웃룩에서 AI COPILOT을 사용한 중복메일 제거
AI를 사용해서 중복메일을 관리하는 방법은 오피스 (365)를 구독하는 사용자 대상입니다.
-오피스 365 구독 확인
코파일럿은 오피스 365 구독 사용자에게 제공되는 기능입니다. 따라서, 먼저 오피스 365 구독이 활성화되어 있는지 확인합니다.
-마이크로소프트 (365) 소프트웨어 업데이트
최신 버전의 오피스를 사용하고 있는지 확인합니다. 코파일럿 기능은 최신 업데이트가 설치된 경우에만 활성화될 수 있습니다.
오피스 업데이트는 아래의 글을 확인합니다.
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-코파일럿 활성화
업데이트를 완료하고 M365의 회사 메일 아웃룩을 실행한 후, 새 문서나 기존 문서에서 작업할 때 코파일럿 기능을 활성화되어 빠른 실행 도구 모음에 표시됩니다.
화면의 오른쪽 또는 상단에 있는 코파일럿 아이콘(일반적으로 작은 로봇 모양의 아이콘)을 클릭하여 코파일럿을 활성화합니다.
-사용 권한 확인
기업이나 회사에서 사용하는 오피스의 경우 코파일럿 기능을 사용하려면 IT 관리자에 의해 활성화되어야 할 수도 있습니다. IT 지원팀에 문의하여 해당 기능을 사용할 수 있도록 설정 요청을 합니다.
-코파일럿에게 중복메일 제거 요청
코파일럿 사용준비가 되었으면 채팅하듯이 코파일럿에게 중복메일 제거 요청을 합니다.
4. 같이보면 좋은 글
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