1. 메일에 왜 서명이 필요하지?
아웃룩을 사용해 메일을 작성할 때, 사용자의 이름과 직함, 회사 주소, 연락처 정보 등이 표시되어 있는 서명을 넣는 것이 일반적입니다.
서명을 넣게 되면 받는 사람이 빠르게 메일 보낸 사람의 정보를 확인할 수 있어서 신뢰성을 높이고 빠른 일 처리를 할 수 있게되어 메일 보낸 사람의 전문성과 신뢰성을 높일 수 있습니다.
2. 어떻게 등록이나 수정을 해야 하나요?
윈도우 10 기준으로 아웃룩에 서명을 넣는 방법은 다음과 같습니다.
오피스 버전마다 조금씩 틀릴 수 있으니 참고 바랍니다.
1) 아웃룩을 실행합니다.
2) 새 전자 메일 아이콘을 클릭합니다.
3) 새 전자 메일에서 서명 아이콘을 누르고 바로 나오는 팝업창에서 서명을 눌러줍니다.
4) 바로 나오는 서명 및 편지지 창에서 새로 만들기를 클릭하고, 본인의 서명을 저장할 이름을 작성해주고 확인을 눌러줍니다.
5) 서명 편집 탭에 회사명과 주소, 전화번호, FAX 등과 같이 필요한 정보를 넣어 줍니다.
그 다음 아래의 기본 서명 선택에서 서명이 사용될 메일의 상태를 지정해 줍니다.
아래의 그림에서는 새 메시지 작성할 때와 회신/전달할 때 사용하게 조건을 선택하였습니다.
6) 처음에 열었던 빈 메일 창을 지우고 다시 새 메일 창을 열면 사용자가 작성했던 서명이 포함된 메일을 확인할 수 있습니다.
서명에 회사 로고나 이미지를 추가하려면 다음과 같이 합니다.
서명 편집 창의 아이콘 중 오른쪽 두번째 아이콘을 클릭합니다.
위치는 명함 아이콘 오른쪽에 있습니다.
원하는 이미지 파일을 선택하고 삽입을 클릭합니다.
이미지를 원하는 위치로 이동하고 크기를 조정합니다.
이와 같은 방법으로 서명을 추가하면, 새 메일을 작성할 때와 메일을 회신 및 전달 할때마다 서명이 자동으로 추가됩니다.
3. 마무리
아래는 서명 작성 팁 입니다.
서명은 간결하고 단순하게 작성하는 것이 좋습니다.
회사에 공식 양식이 있을 경우 사용하면 더욱 전문적으로 보입니다.
회사 로고나 이미지를 추가하면 좋습니다.
아웃룩에 서명을 추가하면 메일 작성 시간을 절약하고, 메일의 전문성과 신뢰성을 높일 수 있습니다.
필요한 경우 여러 개의 서명을 만들고 관리할 수 있으므로, 비즈니스 이메일과 개인 이메일에 서로 다른 서명을 사용할 수 있습니다.
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